Motivační dopis z pohledu personální agentury

Někdy to vypadá, že na motivační dopis má každý personalista jiný názor. Někteří jej považují za dokument rovnocenný životopisu, jiní jej ani nečtou. Jak se tedy vyznat v tom, kdy motivační dopis psát a hlavně jak?

Rozhodující je, zda firma v inzerátu vypracování motivačního dopisu výslovně požaduje či nikoli. Pokud ano, nemáte co řešit, motivační list prostě sepsat musíte. Pokud ne, máte na výběr. Buď si s ním dáte tu práci, nebo si nedáte práci vůbec žádnou a životopis pošlete bez sáhodlouhých komentářů. Nic mezi tím nemá cenu – nesnažte se psát motivační dopis narychlo a už vůbec nepoužívejte stále stejnou šablonu na všechny pozice – obojí personalista velmi pravděpodobně pozná a rozhodně to nepůsobí dobrým dojmem.

Pro začátek bude možná jednodušší si říct, jak by dle nás, personálních konzultantů společnosti APROFES s.r.o., motivační dopis vypadat neměl:

• Častou chybou je, že uchazeč pošle jako motivační dopis v podstatě pouze svůj přepsaný strukturovaný životopis. Výsledkem takové práce ovšem bohužel není motivační dopis, nýbrž klasický nestrukturovaný životopis, který se intenzivně využíval naposledy snad před 15 lety (své uplatnění v určitých případech má i dnes, někteří zaměstnavatelé mohou například požadovat rukou psaný nestrukturovaný životopis).
• Motivační dopis by neměl být tvořený soupisem superlativ popisujících vaše úžasné a jedinečné schopnosti, které vás doslova opravňují k nástupu na danou pozici. 
• Neměl by obsahovat staré datum nebo špatně uvedený název pozice, na kterou se hlásíte. 
• Nepište motivační dopis delšího rozsahu, než na jednu A4, optimální je polovina stránky.

A jak tedy na to?

Za prvé je třeba si uvědomit, že pokud reagujete na inzerát, který přímo vyžaduje zaslání motivačního dopisu, personalista dostane do své emailové schránky celou řadu reakcí a je potřeba v této záplavě motivačních dopisů nějak zaujmout. Doporučujeme se držet následujících pravidel:

• Motivační dopis pište přímo do těla emailu, nikoli do samostatného souboru – rapidně vám roste pravděpodobnost, že si personalista takový motivační dopis přečte. Výhodou pro Vás je, že nemusíte nijak řešit formátování textu.
• Oslovujte! Pokud znáte jméno toho, komu píšete, použijte jej. V co největší míře se vyhněte anonymním emailům typu: „Dobrý den, hlásím se na pozici asistenky...". V českých firmách je obvyklejší používat příjmení: „Vážený pane Vopršálku...", v těch zahraničních a ve studentských start-upech můžete klidně použít křestní jméno: „Dobrý den, Martine...". Pokud nevíte, jak někoho oslovit, vždy volte formálnější variantu! 
• Zkuste propojit požadavky na danou pozici se svým profilem. Ukažte na příkladech, jak jste použili danou svou kompetenci. Nepište: „Jsem kreativní, flexibilní a dokážu snadno vyjít s každým člověkem." Pište: „Během svého působení ve firmě Krize s.r.o. jsem vymyslel a zavedl do praxe nový hodnotící systém, který se ujal. Jeho implementaci jsem diskutoval s nadřízenými i kolegy, což nebylo vždy lehké, ale úkol jsem dotáhl úspěšně do konce."
• Zaujměte! V motivačním dopisu je samozřejmě nutné používat spisovný jazyk, to ale neznamená, že se musí jednat o suchopárný slohový útvar. V závislosti na charakteru pracovní pozice se nebojte být šavnatí, hraví, prozraďte o sobě něco, co personalistu překvapí a třeba i pozitivně naladí.

Pokud reaguje na inzerát, který motivační dopis explicitně nevyžaduje, bude se jednat z vaší strany o určitý bonus, kterým prokazujete zájem o pozici i to, že jste pro její získání ochotni i něco udělat. Nemusíte se nutně snažit tak moc, jako když reagujete na inzerát, který motivační dopis stanoví jako nutný, to ale neznamená, že jej máte odbýt. Na každou pozici byste měli (na rozdíl od životopisu) psát motivační dopis zvl᚝. Větší pozornost doporučuji věnovat motivačnímu dopisu, pokud odpovídáte přímo zaměstnavateli, než když posíláte životopis do personální agentury.

Mgr. Pavel Szotkowski
psycholog - personální konzultant
APROFES, s.r.o.
Příkop 2a
602 00 Brno
www.aprofes.cz